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無紙化時代,從會議開始
更新時間:2019-6-17 14:28:45  文章來源:視聽號 調整文字大小:【

導語

“無紙化”的概念自被提出之后已經有了一段不短的日子,各類無紙化設備也相繼進入人們的眼球,已經成為了會議系統領域內新的潮流,但為何“無紙化”將引領新的潮流?以及究竟怎樣才算一個合格的“無紙化”會議系統?天瑪將依據其”智慧型無紙化多媒體數字會議系統”從設計到完成的過程對“無紙化”的這兩個問題進行討論。

紙為何物

紙在會議中是作為一種信息載體而存在。天瑪為能正確地定位“無紙化”會議系統,在關于會議中紙的存在做了一番深入的思考。在會議這種討論與交流的活動出現之后,紙還未被創造出來,而在會議進入上千年的紙質階段之前還有著口頭、石刻、竹簡、布帛等存在,將所有的這些存在進行思考之后它們都可歸納為一種承載會議信息的載體。

紙質信息載體當初是以其較之其他類別的信息載體在使用上的適用性、便捷性和易攜帶性而成就了千年統治地位。但是,時過境遷,紙在歷經了千年的發展進入信息時代之后,相關問題已經相繼暴露,而在使用上更加適用、更加便捷、更易攜帶的信息化產物出現之后,紙已經走到了應該要被取代的邊緣。紙走到這個邊緣的原因可以歸結為以下幾個方面:

承載信息有限。信息的及時獲取一直是各項決定、舉措、行動得以正確作出和執行的保障所在。隨著網絡的日益完善,現今的信息交換速度已經能夠保障信息的及時獲取,但隨之而來卻是小小的一頁或幾頁紙已經難以完全承載住越來越龐大的信息量,越來越厚的資料已經讓紙質載體的易攜帶性失去了往日的光輝。而且,紙質載體僅能承載靜態信息,在推崇現場視頻反饋的今天,紙質載體已不再如以往那般適用和便捷。

長久保存不易。紙是極易腐蝕與損壞的,這些都不利于信息的長久保存。先不論一份信息在歷經數年之后因其腐化而帶來的相關損失,單論一份資料僅因保存時的一點意外而出現了損壞,以致于在下一次再使用這份資料時因其不完整性而帶來的關于其真實性、可靠性的考究問題便足以讓資料提供者再次大費周章一番了。

無必要的浪費。依據用戶習慣及市場調查,通常一份資料從開始撰寫到最終確定 ,最快也要經歷以下三個階段,即初稿、修訂稿、定稿。僅三稿便通過的情況其實并不多,而定稿之前的稿次無疑是一種浪費,定稿后因為會議需要在印刷了多份使用完后而將之丟棄或銷毀,則更是一種嚴重的浪費。

生態災害嚴重。紙張的生產源料是最少20年樹齡的大樹,而依據國內的平均生產水平,基本上我們每使用4箱A4復印紙( 10包/箱)便意味著對一個最少也有20年的生命的剝奪。而對樹木生命的剝奪所帶來的影響卻并不僅僅是地球二氧化碳含量開高這么一個問題,其背后還有著水源污染、水土流失、風沙防護、有毒物質凈化、生物鏈底層斷裂、生物棲息地遺失.物種滅絕等等一系列不可忽視的問題。

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“無紙化”會議系統為何物

每次開會,工作人員需要準備打印會議資料和桌面席卡,會前的準備過程繁瑣,工作量大且缺乏應變能力。會場排位手工管理、機動性差、效率低。會議簽到、表決、會討、視頻、數據服務等系統相互獨立,規模龐大,集成性差。會中文件量大,分發效率不高。與會人員交互時需要操作多套設備(音頻、視頻、文件操作等),增加系統使用難度。與會人員桌面布局復雜,物品繁多凌亂。演講信息集中于傳統大屏幕,距離遠者觀看困難,且不便實時交互。會議中資料修改情況難以記錄,討論過程無法保存。與會人員與服務人員間溝通不暢。會后文件管理造成巨大的紙張浪費,紙質材料可能導致泄密,安全無法保障,對高端機密會議造成嚴重威脅,可能導致重大損失。

天瑪的“智慧型無紙化多媒體數字會議系統(簡稱無紙化會議系統)”是一個能夠全面實現紙在會議中所有功能并涵蓋現階段會議系統功能的多媒體數字會議系統

要取紙而代之,那么必定要將紙在會議中所起到的作用全面地琢磨透徹。在一場會議當中紙陸續在桌牌、簽到、資料信息呈現、批注、投票、帶離會場這幾個方面被用到。而在這幾個方面,現代會議系統中已經出現的電子桌牌、投影等設備,具有能取代紙功能的能力,但是,除卻電子桌牌之外其他的這些設備的作用在會場上還僅處在紙的輔助地位上,并不能真正地取代紙。

天瑪無紙化會議終端是天瑪無紙化會議系統的客戶終端,由平板、外側液晶屏、發言模塊整合而成,是一個完全能夠取代紙在會場中作用的無線會議終端。

會場管理專業輔助。無紙化會議終端在會議未開始和與會者未落座簽到之前,其平板顯示屏將顯示會場安排落座于此的與會者信息,滿足會場席位引導的需求;而在會議過程中,外側屏將一直顯示與會者的相關信息,滿足會場介紹與會者信息的需求,內外雙屏搭配之后完全實現了紙質桌牌與電子桌牌在會場的功能。而且與會者在落座之后僅需觸摸點選簽到便可完成會場簽到需要免去了與會者去到簽到點簽到的麻煩,更方便了會場管理人員對到場人員信息的統計。

會場主持人所使用的會議終端擁有主持人權限,可以對會議資料設置相應保密權限,并擁有指定發言人強制同步議題切換等會場管理權限以保證會場秩序。

會議過程全能保障。在現代會場中,投影設備的作用便是取代紙質載體資料顯示的功能,且能播放動態信息更是填補了紙質載體的不足。

天瑪無紙化會議系統采用給每一個席位配置一臺終端的方式保證各席位高質量、 全視角觀看演示的需要。

會議終端還實現了本地與遠程顯示切換功能,保證了與會者自由瀏覽和跟隨瀏覽的需要,還有電子白板、手寫批注的功能,且每一個終端都可以將自己的顯示畫面投影至會場其他終端或大屏,充分保障了會場談論的靈活性。

會議投票也是會議當中的一個重要延伸,而在無紙化會議終端上也擁有著智能交互式的投票模塊,僅需在平板上觸摸操作便可完成記名/不記名方式的加密投票,不需再配置其他任何輔助設備,而且投票結果能以柱狀圖或餅狀圖的形式公開發布。

在會議過程中有時會需要與不相鄰坐席的與會者進行討論,而會場往往不能隨意走動以致信息交流不暢。天瑪無紙化終端支持一對一和一對多即時通訊的功能,與會者可以將交流信息發送給其他坐席的會議終端與之交流。除卻與會者之間的這種交流之外,與會者在有如茶水之類的需求時可通過呼叫服務與會場服務人員聯系解決。

會議無紙化時代

在信息時代步伐不斷向前邁進的今天,信息化視聽設備作為一種新的信息載體而存在必將跨出完全取代老式信息載體的一步,而會議場所一直是每一個改變世界走向的決策發出的起點所在,所以,讓無紙化時代從會議開始則更是時代性的舉措。

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